” مذاکره و چانه زنی فرایندی است که در آن دو نفر و یا بیشتر و یا یک گروه دارای اهداف مشترک و یا متعارض میباشند که با مذاکره و بحث و پیشنهاد ، راه حل هایی را که ارائه می شود بررسی و تصمیم گیری می نمایند ” ( فخیمی ، ۱۳۸۳ ، ۳۹۹)
مذاکره جریانی است که با بکار بردن آن نیازهای مان را ارضاء می کنیم برخی از صاحب نظران مذاکره را فراگردی می دانند که دو یا چند نفر یا گروه دارای هدفهای مشترک و متضاد حرفهای پیشنهادی خود را بیان می کنند و شرایط خواست خود را مورد بحث قرار می دهند تا احتمالا به توافق برسند . ( ریگل ،۱۹۹۵ ، ۴۴۶ )
مذاکره فرایند ارتباط برقرار کردن به منظور رسیدن به یک تصمیم مشترک است ( وایسمات ، ۱۹۹۴ ، ۴ )
آشنایی با اصول و فنون مذاکره جهت استفاده موثر از آن ها به عنوان یکی از عوامل موفقیت و کامیابی مدیران می باشد از جنگ جهانی دوم به بعد مذاکره به عنوان فعالیتی که در ایجاد
امنیت و روابط موثر نقش به سزایی داشته اهمیت و جایگاه خود را پیدا نموده است . اندیشمندان علم مدیرت بر این باورند که مذاکره اگر به روش علمی و پیشرفته انجام شود میتواند از مشاجره و بحث و جدل بی نتیجه جلوگیری کند و گامی نوین در جهت ارتباطات منطقی مفید و سودمند در سازمان ها بر دارد . نظریه پردازان علم مدیریت به عنوان یک فعالیت گروهی جهت اتخاذ تصمیم چند بخشی مینگرند که از تصمیمات فوری و تاثیر سلیقه های شخصی در انجام امور می کاهد پس مدیر ، جهت فرو نشاندن تعارض و رسیدگی به مشکلات شخصی افراد و کشف مشکلات ، مشارکت داور و کارشناسان در تصمیم گیری و ایجاد جو مشترک و تقویت اعتماد به نقش در کارکنان نیاز به مذاکره کردن با آنها دارد ( میرزایی ، ۱۳۸۱ ، ۵۶ )
دو سوال اصلی وجود دارد که قبل هر مذاکره ای باید پرسیده شود
۱- آیا میتوانیم با بهره گرفتن از مذاکره نتایج بهتری نسبت به دیگر روشها بدست آوریم ؟
۲- آیا موضوعی که میخواهیم در موردش مذاکره کنیم ارزشش را دارد ؟ آیا نتیجه اش آنقدر مهم است که برای آن زمان و کوششم را سرمایه گذاری کنم یا بهتر است از روش دیگر استفاده کنم ؟

اگر جواب هر دو سوال منفی باشد ممکن است شما ترجیح دهید از روش دیگر برای دستیابی به چیزی که میخواهیند استفاده کنید ( بورقانی ، ۱۳۸۴ ، ۳۹ ۹)
قبلا نوشته شد که مذاکره یک فعالیت همگانی و روزمره است که بیشتر افراد برای نفوذ در دیگران و رسیدن به اهداف شخصی از آن استفاده می کنند . در حقیقت مذاکره نه تنها یک فعالیت همگانی است ، بلکه زیر بنای زندگی اثر بخش و رضایت بخش می باشد . ما همه به
چیز هایی مثل منابع ، اطلاعات همکاری و حمایت از یکدیگر نیازداریم دیگران نیز نیازهایی دارند که گاهی با نیازهای ما سازگاری دارند و گاهی مذاکره فرایندی است که بوسیله آن تلاش می کنیم دیگران را به حساب آوریم یک مهارت اساسی که نه تنها برای موفقیت در مدیریت ، بلکه برای موفقیت در زندگی نیز ضروری می باشد ( لویکی^[۴۳] ، ۲۰۰۵ ، ۲ )
مذاکره فرایندی است که حد اقل یک نفر تلاش میکند تا فرد دیگری را ترقیب نماید تا عقاید و افکارش را تغییر دهد . فرایندی که گروه های با نیازها و دیدگاه های گوناگون در رسیدن به توافق روی موضوع مورد علاقه طرفین دارند .
موفقیت های مذاکره می تواند پیامدهایی ایجاد کند که نتیجه اش نه تنها متعهد ساختن بعضی ها به تغییر بلکه باعث تقویت اداره ، کار با هم و نیز موجب اجرای تغییرات توافق یافته گروه که این را سهیم شدن در مالکیت می نامند و سبب هم افزایی انتظارات هر بخش می گردد ( رایموند ، ۲۰۰۶ ، ۶۲۹)
کلمه چانه زنی^[۴۴] و مذاکره معانی مختلفی دارند چانه زنی نظیر آن چیزی است که مثلا برای دستیابی به قیمت توافق انجام می شود در حالی که مذاکره فرایند رسمی تر است که بخش ها سعی در دستیابی به راه حل قابل قبول برای یک تعارض پیچیده دارند ( لویکی ، ۱۰۰۵ ، ۲ )
توانایی مذاکره نه تنها یک مهارت مدیریت مهم است بلکه مهارت زندگی است ( مک گویر^[۴۵] ، ۲۰۰۴ ، ۲۳ )
۲-۲-۲ انواع مذاکره
هر یک از انواع مذاکره مهارت هایی متفاوت را می طلبد مذاکرات بین المللی ، اجتماعی ، سازمانی و …. دارای ویژگیهای خاص هستند . نوع مذاکره بستگی به دارد به اینکه چه کسی برای چه منظوری این کار را انجام می دهد البته بحث ما در این مطالعه و تحقیق مربوط به مذاکرات سازمانی می باشد .
مذاکره سازمانی عبارت است از یک سلسله فرایند ارتباطی ( کتبی و شفاهی ) است که مدیر ( در صورت تفویض کارشناس ) در چهارچوب اختیارات اداری با اشخاص درون سازمان و ( پیرامون مسائل مدیریتی و سازمانی ) و اشخاص خارج از سازمان ( پیرامون برنامه ریزی ، هماهنگی ، حل اختلاف ، تامین کالا و خدمات و دانش فنی ) انجام می دهد و علی رغم اینکه طرفین دارای منافع مشترک و متضادی با هم بوده و از پیشینه فرهنگی متفاوت برخوردارند با همکاری یکدیگر در جهت نیل به اهداف خود می کوشند و نهایتا توافقات آنها در قالب صورتحساب و قرار دادهای اداری تنظیم و مبادله گردد مع الوصف مذاکره سازمانی را از دو بعد موضوعی و فرایند اجرایی می توان بشرح زیر تقسیم کرد .
الف) ابعاد موضوعی مذاکره سازمان ( الهی ، ۸۱ ۱۳، ۸ ) ۴ دسته مذاکره روزمره ، تجاری ، حقوقی ، هماهنگی
ب) ابعاد فرایند اجرایی : ( الهی ، ۱۳۸۱ ، ۸ ) رسمی و غیر رسمی ( آزاد )
جدول ۴-۲ : تقسیم بندی موضوعی مذاکره

نوع

موضوع مورد بحث

۱- مذاکره روزمره /مدیریتی : این مذاکره به مسائل داخلی سازمان روابط بین کارکنان ، مدیران و روابط بین واحد های سازمان می پردازد .

هماهنگ کردن پرداختها ، شرایط پرداخت ، تعیین شرح وظایف شغلی و حوزه مدیرت ، ارتقاء شغلی ، مشکلات مالی ، چرخش شغل ، هماهنگی در فعالیت های مشترک بین واحد ها

۲- مذاکره تجاری : این مذاکره بین موسسات دولتی با اشخاص حقیقی و حقوقی داخلی و خارجی مطابق قوانین موضوعه به منظور تامین کالا و خدمات و دانش فنی در چهارچوب قرارداد ها و توافقات صورت میگیرد .

تشریح موضوع قرار داد ، مبلغ قرار داد ، زمان تحویل کالا ، خدمات

۳- مذاکره حقوقی : این مذاکره ها به اختلافات ناشی از قرار دادها منعقد شده میان سازمان و سایر اشخاص حقیقی و حقوقی می پردازد .

بحث پیرامون تعهدات انجام شده توسط طرف قرار داد ، گفتگو پیرامون اقدامات انجام شده خارج از چهارچوب قرار داد بدون هماهنگی ، بررسی اقدامات به عمل آمده غیر استاندارد توسط طرف قرار داد ، تاخیر در انجام تعهدات

۴ – مذاکرات هماهنگی : این مذاکرات به روابط مدیران عالی در زمینه استراتژی ها و سیاست ها و تصمیمات آنان در موضوعات سیاسی و اقتصادی و فرهنگی کشور می پردازد

تداخل وظایف بین سازمانها ، رفع تعارض بین موسسات ، اتفاق نظر پیرامون سیاست گذاری و برنامه ریزی هماهنگ در رفع سوء تفاهم ها پیرامون اظهار نظرات و عملکرد ها ، هماهنگی سازمان ها در اجزای سیاست ها و خط مشی ها ، هماهنگی سازمانها برای جلوگیری از فعالیت های موازی

روش های مذاکره با سه شیوه مشهور و شناخته شده زیر نیز قابل تفکیک اند
الف ) روش ملایم ^[۴۶]: عده ای از افراد جامعه تابع روش مسالمت آمیز ، انعطاف پذیر ، امتیاز دادن و کوتاه آمدن ، برخورد دوستانه و همراه با وقار و خود داری از درگیری و خصومت برای رسیدن به نتیجه مطلوب می باشند بدیهی است با اتخاذ این روش توسط فرد منافع طرف مقابل را بر منافع خویش ارجحیت می بخشد ، البته به نظر می رسد به کارگیری این روش توسط افراد به دلایلی همچون وجود قرابت نسبی و سببی میان طرفین ، نوع شخصیت مذاکره گر ( مهر طلب ) بیشتر از تیره شدن روابط اجتماعی در صورت مقاومت و احتراز بر مواضع و منابع بکار میرود .
شایان ذکر است انعطاف پذیری این گروه از افراد اغلب هنگامی است که طرف مقابل همراه با حمله و عصبانیت به مواضع خویش اصرار می ورزد .
ب) روش خشن ^[۴۷]: گروهی از افراد در مذاکرات خویش روش غیر دوستانه را به خدمت میگیرند که ویژگی بارز آن عبارتست از : تاکید بر خواسته ها و پیشنهادات ، عدم انعطاف پذیری در مواضع و اهداف و اصرار ورزیدن به نظرات و مواضع خویش .
ج) روش منطقی و عادلانه ^[۴۸]: در این رویه افراد به دنبال منافع متقابل بوده و هر جا منافع در تضاد قرار گیرد در پی حصول نوعی عیار و میزان عادلانه برای طرفین می باشند به عبارت دیگر با دید منصفانه به مواضع خویش و طرف متقابل می نگرند و با خواسته و پیشنهادهای طرف مقابل محترمانه برخورد می کند و اگر در جریان مذاکره اختلافات سلیقه ای پیش آید با مشارکت و هم فکری سعی در رفع اختلافات می نماید . با این روش که مبنای آن بر عدالت ، منطق ، خلاقیت ، نفی سلطه جویی و حیله و تقلب استوار است میتوان به اهداف خویش نایل آمد مذاکره موفقیت آمیز این نیست که انسان سعی نماید بهترین امکان را با تضییع حق دیگری برای خویش بدست آورد . مسلما برا ی توفیق در مذاکره به کارگیری روش سوم عاقلانه و عادلانه تر به نظر می رسد زیرا اولا با اصول اخلاقی اسلامی مطابقت دارد ثانیا با بهره گیری از این روش توافق ها حاصل از آن معقول موثر است مشروع و بر حق طرف رعایت میشود . اختلافات منصفانه رفع گردد ، توافق با دوام و منافع طرفین درنظر گرفته میشود و باعث تحکیم روابط اجتماعی می گردد . مشخصات روش های مذبور در جدول زیر آمده است ( فیشر^[۴۹] ، ترجمه قراچه داغی ، ۱۳۶۹ ، ۲۶ )