مدیران برای هدایت توفیق آمیز باید ارتباط روشنی بین اهداف سازمانی و کارمندان برقرار کنند، و با این ارتباطات کارمندان را برانگیزند تا به رهبری آنان اعتماد کنند و وظایف خود را به بهترین شکل انجام دهند. دنیای مدیران دنیایی از کلمات است، پس چه بهتر که مدیران بدانند چگونه از این کلمات استفاده نمایند تا ارتباطات موفقیت آمیزی داشته باشند. خصوصاًً هرچه مدیر در سطح بالاتری از مدیریت قرار داشته باشد بایستی از مهارت‌های ارتباطی بیشتری برخوردار باشد. مدیران رده بالا چه در سازمان و چه در خارج و محیط پیرامون آن بیشتر از سایر رده های مدیریتی نیاز به برقراری ارتباط دارند (امین شایان جهرمی و همکاران، ۱۳۸۸).

پایه و اساس ارتباطات به سه عنصر برمی گردد که اگر در ارتباطات متجلی نباشند، ارتباطات مؤثر و تأثیرپذیری را شاهد نخواهیم بود. این سه عنصر عبارتند از:

1. 1. تشویق^[۱۰۱]

1. 1. احترام^[۱۰۲]

1. پذیرش^[۱۰۳]

و به چهار دلیل ارتباطات مرکز کل فرایندهای سازمانی است:

• • ارتباطات فرایند اتصال مدیریتی است. ارتباطات طریقی است که مدیران کارکردهای برنامه ریزی، مدیریت، سازماندهی، کارگزینی، جهت دهی و کنترل را هدایت می‌کنند. ارتباطات قلب تمام سازمانهاست.

• • ارتباطات ابتدائی ترین وسیله ایست که مردم از طریق آن کسب و تبادل اطلاعات می‌کنند. تصمیمات غالباً ‌بر اساس کمیت و کیفیت اطلاعات دریافتی است. اگر اطلاعاتی که ‌بر اساس آن تصمیم گیری می شود، ضعیف یا ناقص باشد، تصمیمات غالباً ناصحیح خواهد بود.

• • بیشترین فعالیت‌های زمان برای مدیران ارتباطات است. مدیران ۷۰ تا ۹۰ درصد زمان خود را صرف ارتباط با کارمندان و دیگر مشتریان داخلی و خارجی می‌کنند.

• اطلاعات و ارتباطات نمایانگر قدرت یک سازمان است. یک کارمند به طور ساختاری نمی تواند در یک واحد کاری، کاری را انجام دهد، مگر اینکه بداند چه چیزی را باید انجام دهد، چه زمان وظیفه باید انجام پذیرد و چه شخص دیگری می بایست دخیل باشد.

ارتباطات امکان برقراری و حفظ روابط درون شخصی و گوش فرادادن به یکدیگر را فراهم می کند و علاوه بر این، اطلاعات مورد نیاز جهت ایجاد یک محیط کاری الهام بخش را کسب می کند. هیچ مدیری بدون برقراری ارتباط نمی تواند تعارض را رفع نماید، در داد و ستد موفق باشد و در نهایت یک رهبر موفق باشد (امین شایان جهرمی و همکاران، ۱۳۸۸).

۲-۲-۱-۲- تعاریف ارتباطات:

واژه ارتباطات که به معنای عمومی کردن و یا سهیم شدن می‌باشد(پیترز، ۱۹۹۹، ویلیامز، ۱۹۸۵) ابتدا برای نشان دادن استفاده از ارتباطات فیزیکی مانند جاده ها و راه آهن، صنعت رسانه، (ویلیامز، ۱۹۸۵) و همچنین شرکت در جلسات برنامه ریزی شده میان فراماسونها (مبلغان مسیحی) مانند آئینهای مذهبی(ارتباطات^[۱۰۴]، ۲۰۱۰) استفاده می گردید (پاساتری^[۱۰۵]، ۲۰۱۲). پیشوند com که از زبان لاتین رم قدیم cum گرفته شده است به معنی با می‌باشد و munus مربوط به خدماتی در جهت فرهنگ است. از ترکیب قسمت اول و دوم کلمه در زبان انگلیسی واژه communication به دست می‌آید که در مفهوم وسیع به معنی تقسیم تجارب به طور عام به منظور بهبود عمومی است (امین شایان جهرمی و همکاران، ۱۳۸۸).

تعاریف فعلی از ارتباطات در فرهنگ لغت آکسفورد، آن را به سه دسته طبقه بندی می کند:

• 1. 1. معانی مربوط به وابستگی یا اتحاد،
  1. 1. معانی مربوط به سهیم شدن یا انتقال چیزی، و
  1. معانی مربوط به دسترسی داشتن (پاساتری، ۲۰۱۲)

دانس^[۱۰۶] (۱۹۷۰) برای روشن شدن تفاوت‌های میان تعاریف ارائه شده از مفهوم ارتباطات، به سه نکته اشاره می‌کند: وی ابتدا، سطح مشاهده و یا انتزاع را مدنظر قرار داده است. برخی از تعاریف، گسترده (و در نتیجه فراگیر) و برخی دیگر محدود تر می‌باشند. دوم، تعاریف ارتباطی ابعاد متفاوتی را در برمی گیرند. برخی از تعاریف تنها شامل پیام‌های هدفمند هستند، در حالی که دیگر تعاریف قائل به چنین محدودیتی نیستند. و آخرین نکته اینکه، در این تعاریف از معیارهای متفاوتی برای قضاوت استفاده شده است. برخی از تعاریف ارتباطات صحیح یا اثربخش را در برمی گیرند، در حالی که تعاریف دیگر مفهوم کلی ارتباطات را مدنظر قرار می‌دهند (پاساتری، ۲۰۱۲).

برخی از تعاریف ارائه شده ‌در مورد ارتباطات عبارتند از:

• • فرایندی که به وسیله آن، اطلاعات از طریق نظام عمومی نمادها، علائم یا رفتار قابل مشاهده بین افراد مبادله می شود (وبستر،۲۰۱۲).

• • انتقال یا اشتراک موفقیت آمیز ایده ها و احساسات (آکسفورد، ۲۰۱۲).

• • هر عملی که از طریق آن فردی درباره نیازها، امیال، انتظارات، دانش یا موضوعات مهم، اطلاعاتی را به فرد دیگری ارائه داده یا از وی دریافت نماید. این فرایند می‌تواند عمدی یا غیر عمدی باشد، شامل علائم قراردادی یا غیر قراردادی باشد، وابسته به اشکال زبان شناسی باشد یا نباشد و ممکن است از طریق صحبت یا طرق دیگری صورت گیرد(کمیته مشترک نیازهای مؤثر افراد^[۱۰۷] ، ۱۹۹۲).

• • مبادله افکار، احساسات، عقاید و معانی بین دو نفر از طریق علائم و اشارات (میرسپاسی، ۱۳۹۱).

• • انتقال اطلاعات از فرستنده به دریافت کننده، به طوری که اطلاعات برای فرستنده و گیرنده قابل درک باشد (رضائیان، ۱۳۸۹).

• • انتقال و فهم معنا بین اشخاص، یا فراگرد دادن و ستاندن اطلاعات(علاقه بند،۱۳۸۶).

• • ارتباط عبارت است از: انتقال اطلاعات از یک منبع به منبع دیگر و درک آن توسط آن منبع، و چهار عامل در این عمل نقش فعال دارند که عبارتند از: فرستنده، دریافت کننده، مجاری ارتباط، و نمادها (جاسبی، ۱۳۸۶).

• • انتقال و تبادل باواسطه یا بی واسطه اطلاعات، معانی و مفاهیم و احساسها بین افراد (الوانی،۱۳۸۵).

• • ارتباط فرایندی است اجتماعی که به وسیله آن، اطلاعات، افکار، عقاید و احساسات یک فرد یاگروه یا زبان یا رفتار مشترک به طرف دیگر انتقال داده می شود تا سبب تفاهم، هماهنگی و ادراک یا رفتار واحد بین گیرنده و فرستنده شوند (میرکمالی، ۱۳۸۰).

• • ارتباطات میان فردی یک تعامل گزینشی نظام مند منحصر به فرد و رو به پیشرفت است که موجب شناخت طرفین از یکدیگر می شود و معانی مشترکی در بین آن ها خلق می‌کند (وود، ۱۳۷۹).

• ارتباطات فرایندی آگاهانه یا ناآگاهانه، عمدی یا غیرعمدی است، که در آن احساسات و ایده ها به صورت پیام‌های کلامی و غیرکلامی ارسال، دریافت و درک می شود (برکو و همکاران، ۲۰۰۷).

به طور کلی می توان گفت ارتباطات عبارت است از فرایند تبادل پیام و اطلاعات از فرستنده به گیرنده به ‌نحوی که پیام ارائه شده برای فرد قابل درک باشد و بتواند معنایی را از آن دریافت کند. این فرایند می‌تواند آگاهانه یا ناآگاهانه، تصادفی یا عمدی، کلامی یا غیرکلامی باشد.

۲-۲-۱-۳- سطوح ارتباطات: